3. Requesting
(提出要求)
在我们写信时，我们经常是希望会对方能够满足自己的一些要求。这时你必须用很客气的方法来表达。比如：
1) I would be grateful if you could … .
2) I would appreciate it if you could … .
3) Could you possibly … ?
在上面的三句话中，你可以发现一个很明显的用法，就是情态动词都用了过去时。这是因为在你向别人提要求时，你必须很客气。另外，在情态动词的后面动词仍然要用原形，比如：
I would be grateful if you could send me a catalogue.
( 如果您能寄给我一份产品目录的话，我将万分感激。)
I would appreciate it if you could deliver them as soon as possible.
( 如果您能尽早地送来这批货物的话，我们将不胜感激。)
Could you possibly give a presentation at the annual sales conference?
( 您能否为我们在一年一度的销售会议上做一个报告呢?)
此外，在你想要向别人提出要求时，你会用到“如果您能….，我将万分感激。”这个句型。在这个句型中，“如果”这个英文单词能不能把if 替换成whether呢?答案是不能。因为whether如果做连接词只能用在宾语从句中表示“如果”，而不能用在虚拟语气的句子中，表示“如果”。这一点请大家切记。
4. Thanking
(表示感谢)
在表达“感谢”时，大家可以使用这样的句型：
Thank you for … .
在使用这个句型时，大家一定要注意for 是一个介词，因此，你要想表达感谢这个人为你做了某事，你必须用这个动词的名词形式才对。比如，你想要说“感谢你今天打来电话。”我们既可以说成 “Thank you for your telephone call today。”也可以说成“Thank you for telephoning me today.”在这两个句子中，介词for的后面都用了名词，一个是真正的名词telephone call，另外一个是telephoning，它也是个名词，只不过是个动名词，即在动词的后面加上-ing就可以了。
5.Enclosing documents
( 随信寄去的材料 )
如果在你的信中还同时寄去了别的物品，你也要在信中告诉对方。我们可以用下面的句型来表达。
1) Please find enclosed …
2) I am enclosing … .
3) We enclose … .
动词enclose 的含义是把(公文、票据等)封入信封。比如，当我们在一封信中同时还寄去了一张支票的时候，我们可以说：
Please find enclosed a cheque.
I am enclosing a cheque.
I enclose a cheque.
6. Apologising
(表示道歉)
在商业运作中合作的双方难免会产生一些摩擦，这时出了差错的一方应该向另一方表示歉意。再比如，某家公司提供的产品令顾客很不满意，这位顾客于是向公司进行投诉。作为公司，它也应该向这位顾客表示道歉。还有，当你不能答应对方提出的某种要求时，你也应该用非常婉转的方式来向对方表白。你可以先向对方表示歉意，再说明你的理由。由此可见，在书信写作中，表示道歉的书信是经常会碰上的。在表示道歉时，我们可以用下列这些句型：
1) I regret that … .
2) I am afraid that … .
3) I am sorry that/for … .
4) I am terribly/awfully sorry for/that ….
5) I am sorry for any inconvenience this/it has caused.
6) I apologise for … .
7) I wish to offer my sincere apologies for…..
在这里希望大家都能够掌握第4)句中apologise for 这个词组的正确用法。for仍然是个介词，因此它后面的词汇应该都用名词形式出现。如果出现了动词，那么，这个动词就应该做一个小小的变动，即在这个动词的词尾加上ing，将这个动词变成动名词形式。下面我们就用apologise for这个句型来翻译一句话：“对不起，我这个星期五很忙。” 如果单独表示“这个星期五我很忙。”我们应该说I am busy this Friday. 如果因你忙而要向别人道歉时，我们应该说 I apologise for being busy. 这时就需要将系动词be改为它的动名词形式，即being。
在很多种情况下，我们在表示道歉时是因为我们没做某事。在表达“未能做到”这个概念时，我们应该用not。现在问题的关键在于not的位置应该在哪了呢?我们说not应该放在动名词的前面。比如“对不起，我未能将样品寄出。”我们应该说成是I apologise for not sending the sample.
7. Agreeing to request
(同意别人的要求)
当一封来信是邀请你参加某项活动时，如果你不想参加，你可以先说对不起，这是第六项介绍的内容。如果你很愿意参加的话，你可以用下面的表达方式：
1) I would be delighted/pleased to …. .
2) It is my pleasure/honour to …. .
比如你很愿意出席一个大会，我们可以这样来表达：
I would be delighted to participate in the conference.
8. Confirming
( 确认某事 )
在商务环境中，有很多的事情都是需要确认的。比如，你的公司想要向一家
饭店预定一间会议室，这家饭店肯定希望你们公司能够用书面的形式予以确认。再比如，一家公司订购了某种产品，希望能在预定的日期前交货，于是写来了一封信，询问能否在规定的日期前交货。另一家公司就必须向客户就此事予以确认，对他们作出保证。在表达这一意思时，我们可以用以下的一些方法：
1) I am pleased to confirm that … .
2) I confirm that … .
3) I can assure you that … .
4) I can ensure that…..
动词confirm的意思是“确认”。如果想要确认某事时，我们可以直接用这个动词来表达。不过在有些情况下，确认某事指的是向别人做出保证，让对方相信你。所以我们可以用另外一个动词assure，它的意思是“使确信，使放心”。其实还有一种最简单的表达方式就是I am sure that …。在这两种情况下，“确认”的含义就变成使别人放心的意思了。
9. Giving bad news
( 告知对方坏消息 )
如果我们购买了一件很不满意的商品，我们应该向厂家投诉。在申诉商品的问题时，我们应该用一种很客气的方式来表达。比如，
1) Unfortunately, … .
2) I am afraid that … .
10. Expressing urgency
(表达一件事情的紧迫性)
当你想让对方尽快为你做一件事时，你可以用下面的句型来表达：
1) … at your earliest convenience.
2) …without delay.
3) …as soon as possible.
比如我们可以说：
I would be grateful if you could send the price list as soon as possible. 这句话的意思是：如果你能将价目表尽快地寄来，我将不胜感激。
再比如，我们可以说：
We would appreciate a reply at your earliest convenience. 这句话的意思是：如果你能尽快地给予答复，我们将不胜感激。
11. Ending the letter
(结束一封信)
一封信写到最后总是要有一个结尾。我们可以用以下一些方式来表达：
1) Thank you for your help.
2) Please contact us again ifwe can help in any way.
there are any problems.
you have any questions.
3) I look forward to hearing from you soon.
meeting
seeingyou next Wednesday.
以上这些表达方式大家都可以根据每封信的具体情况来加以选择。 但是在上面这些表达方法中，有三处地方是大家最容易出错的。
第一个容易出错的地方是在第二种表达方式中出现的contact这个词。contact这个词既可以做动词，也可以做名词，而且意思也是一致的，都有“联系、接触”的含义在里面。但是在用法上，就有了一些差别。
如果我们想要表达“请与我联系”这个意思时，我们可以有两种说法。当contact做名词时，我们可以说成：Please make contact with me. 而contact用做动词时，我们则应该说Please contact me. 通过上面这两句话，我们发现contact的词性不同，用法也就会有所不同。许多人在这里最有可能犯的错误是Please contact with me. 我们说这句话错就错在contact在作动词时是一个及物动词，后面可以直接跟宾语，而不需要加介词with。所以大家的问题就出在了将contact这个词在不同词性的用法给搞混了。下面我们可以试着翻译一句话，请同学们用contact这个单词的两个不同词性来完成。
你如果想要得到更多的信息，请您打68976558这个电话与我联系。
答案：
(名词)Please make contact with me on 68976558 if you would like further information.
(动词) Please contact me/ us on 68976558 if you would like further information.
第二处容易出错的地方是词组“look forward to”的用法。“look forward to”的意思是“盼望”。但是这里的“to”不是动词不定式的标志，而是一个介词。所以当你想要表达“盼望见到某人”这个动作时，应该把这个动词转换成动名词的形式。比如，当我们表达“盼望见到某人”时，我们应该说成“look forward to seeing sb.”而决不能写成“look forward to see sb.”。如果盼望的是一件事情时，我们就可以直接在介词to的后面用名词形式。下面我们来翻译一句话，请大家试着用名词形式和动名词形式来翻译。
l 我盼望早日收到您的回信。
(1) 名词形式：I look forward to your early reply.
(2) 动名词形式：I look forward to receiving your reply soon.
第三处容易出错的地方是词组“hear from sb.”。当我们在写信时，我们有时是希望收信人能够为我们完成一件事情，你为了能尽早地知道结果，在一封信的最后往往会说一些很客气的话，比如我盼望能早日收到您的来信。这是一句套话，在英文中也有相应的一个词组来表达相同的意思，就是“hear from sb”。这个词组的含义是“收到某人的来信”。在运用这个词组时，你需要注意两点。
第一， 虽然在这个词组中，根本就没有出现一个与信有关的单词，但是它的含义就是“收到某人的来信”。这也就是说如果你想要表达“收到你的来信”时，你应该写成“hear from you”，而不能写成“hear from your letter”。这是许多考生最容易出错的一个地方。
第二， from是一个介词，所以它后面的人称代词应该用宾格形式。比如当我们要表述“收到他的来信”时，我们应该写成 “hear from him”，而不应该写成 “hear from he/ his”，这两种写法都是绝对错误的。
那么，在写信时大家还应该注意以下方面：
注意1 --- 缩写形式不应出现在正式书信中。
上面，我们给大家就一封信中可能出现的11种情况做了一个简单的介绍。在学习的过程中，大家可能也发现了一个问题，就是所有的表达方式中都没有出现缩写形式。比如，“我写信是要通知你…”, 我们写成是 “I am writing to inform you of … .”。在我们平时的书写习惯中，我们往往会将I 和am 缩写成I’m。而且在别的一些情况下，我们早已习惯了缩写的形式。但是在正式商务信件中，我们是不能将主语和助动词缩写的。比如我们应该将I’ve在商务书信中写成I have;将I’m写成I am;将He’s写成He is 或He has;将I’d be grateful to do sth.写成 I would be grateful to do sth.;将can’t写成cannot。
注意2 ---写信时要分段。
为了使读信人在读信时能够做到一目了然，我们就应该在写信时将整个正文部分分段书写。我们从第一节给出的三封书信中可以发现，每封信都是分段的。我们说英文书信也和中文书信是一样的，也要将不同的意思分别写在不同的段落里，这样做才会使读信人对信件的内容了解清楚。一般来说，如果你要叙述的事情不多，你可以用一段写完。我们在第一节中给出的第二封信采用的就是这个形式。如果你要写的内容较多，则应分成几个段落，逐段叙述。
一封信的正文大致可以分成三个部分，即信的开始(the beginning)、中间(the middle)和结尾(the end)。(1)开头：用一、两句话说明写信的目的或表示谢意，问候等内容;(2)叙述细节：具体说明你的想法、要求和希望等内容;(3)结尾：向收信人表示谢意、祝愿，或礼貌地提出回信请求等。下面，我们就把第一节中第一封信的正文部分分解出来，看看一封信的正文到底应该如何书写才能做到传递信息。
Dear Sir or Madam
I am now planning my next trip to Europe, and I would be very pleased if we could meet to discuss our production requirements for next year.
写信目的
I hope to be in France on April 3 and 4. Would it be convenient to visit you on April 3 at 10.30 am? I would be grateful if you would tell me exactly where your offices are located.
说明写信人的想法、要求和希望
I look forward to hearing from you. 礼貌地提出回信请求
Yours faithfully
通过上面对表达方法的讲解以及一封书信正文的示例，我们应该初步掌握一些常用的表达方式和句型。在大家运用这些表达方式的时候，你一定要注意你的语法是否正确，要让自己的语言表达准确清楚。同时，大家还要注意，我们不应该将这些表达方法孤立地堆砌在那里，而是要将它们有机组合起来。语言是很灵活的，如果你只是孤立地去掌握、记忆这些句型是根本无法达到交流的目的的。
语言绝对不会是你用几条规律或几个技巧就能完全概括的。我们通常认为写作能力的提高不能只依赖于掌握常用的句型或表达方法，它不仅需要你能经常地练习，而且还需要你能够具备一定的单词量，扎实的语法功底以及灵活地运用语言的能力。可以说要真正写好一封信并不是一件很容易的事。所以大家在学习的同时，还应该多注意练习，只要作到手勤，你的写作能力必定会有一个很大的突破。
6. Standard letter phrases.
l Referring to an earlier letter or conversation
With reference to your letter dated … in which…
Further to our conversation of …
Thank you for your interest in ….
l Enclosing
Please find enclosed….
I enclose …
l Offering assistance
Should you have any further questions, please contact me on …
If you require any further information or advice, please do not hesitate to call…
l Referring to future contact
We look forward to meeting you on…
I look forward to hearing from you
Homework
You have seen a job with a multi-national company advertised in a newspaper.
Write a letter to the company applying for the job. Refer to relevant factors such as the nature of the job and why you are interested in it, your qualifications and experience, what you are doing now and what you could contribute to the position.
Write 200-250 words.
