第三节会后落实
本节重点
本节内容主要介绍了会后落实工作中的安排与会人员离会、清退会议文件和整理会场等。通过对本节的学习使五级秘书了解和掌握返程工作的服务要求、文件清退的程序和方法、整理会议室的基本要求，从而使其在实际工作中能轻松驾驭。
一、返程工作的服务要求
(一)相关知识
当会议结束后，秘书需要做好与会人员返程的相关工作。
主要要求如下：
(1)提早登记与会人员返程所需车、船、飞机票，并及时分发给与会人员。
(2)需要时建议和协助召开一定范围内的欢送会或送别宴会。对于重要宾客和不经常见面的远道客人，秘书应建议和协助组织召开一定范围内的欢送会或送别宴会。
(3)分批送站，调配车辆。在会议即将结束时，秘书应编制与会人员离开的时间表，安排好送行车辆，派人将外埠与会人员送到车站、港口或机场，待他们乘坐的交通工具起程后再返回。如有必要，还应安排有关领导为与会人员送行。送站人员应保持热情的态度、礼貌的语言、周到细心，笑脸相送。
(4)清理结算与会人员的相关费用支出等，安全、完整归还代为保管的物品。帮助与会人员及时与会务组结算并办理付费事宜，开好收据发票。要坚持财务管理制度，对于不符合开支规定的可以拒付。要及时、安全、完整地归还代为保管的物品。
(5)妥善安排暂留人员。对于尚未离会，还需短时间留住的与会人员的食宿也应给与妥善安排。
(二)示例分析
某公司承办的学术研讨会已接近尾声，秘书初萌开始落实与会人员的返程工作。初萌将会务服务人员分成几个小组，每组负责不同省份的与会人员，最后将各组的情况进行汇总后，初萌又将登记表认真加以核对。与会人员有的在会议结束的当天就返回原地，有的由于种种原因还想在此地逗留几日。初萌克服一切困难尽量满足他们的不同要求。初萌细心周到的工作，得到了与会人员的连连称赞。
点评：会议的组织与服务工作切忌虎头蛇尾，尽早落实与会人员的返程工作。来时接、走时送，有始有终，这会给与会人员留下良好的印象。返程车、船、机票的预定一般情况下要按先远后近的次序安排。秘书要预先登记与会人员返回的日期和乘坐的交通工具，代购所需返程票，使他们在会议一结束就能及时踏上归程。对于个别需要暂住者，应妥为安置好他们的食宿。所以，做好送别与会人员的工作是会后工作的一项重要内容。
(三)工作程序
送别会议代表的工作程序为：征询与会人员返程要求并进行登记→预订车、船、机票→分发返程票→结清会议经费→安排车辆送站一安排暂留人员。
对于会期较长的会议，秘书在开会通知回执中应要求与会人员填写返程交通工具，待与会人员到达后再进一步落实并提前预订车、船、机票，以确保参会人员按期返程。对于跨地区的会议，与会人员离会时，要及时同与会人员清理、结算账目;提醒与会人员归还物品;把订购的车、船、机票交到与会人员的手中，并做好送站工作。对于由于各种原因需要暂住者，一定要妥善安排。
(四)注意事项
秘书有责任帮助与会人员提前做好返程准备事宜：
(1)提醒与会人员及时归还向组织方或会议驻地单位借用的各种物品。
(2)提醒与会人员及时与会务组结算并办理付费事宜，开好发票。
(3)帮助与会人员检查、清退房间，避免遗忘各种物品。
(4)准备一些装资料的塑料袋和捆东西的绳子等物品，以备急需。
(5)帮助部分与会人员托运大件物品。
(五)相关链接
我国国内航班的购票须知：
1.定座
乘客只有在定妥座位以后，才能凭该定妥座位的客票乘机。
乘客可根据航空公司的有关规定向航空售票处或航空代理人售票处预定座位。已定妥座位的旅客，应在航空公司规定的购票时限内购票。如未在购票时限内购票，所定座位即被自动取消。
2.购票
中国旅客购票须出示本人居民身份证或其他有效身份证，并填写《旅客定座单》;外国旅客、华侨、港澳台胞购票，须出示有效护照、回乡证、台胞证、居留证、旅行证或公安机关出具的其他有效身份证，并填写《旅客定座单》。
3.座位再证实
旅客持有定妥座位的联程或来回程客票，如在该联程或回程地点停留72小时以上，须在该联程或回程航班离站前两天中午12点以前，办理座位再证实手续。否则，原定座位不予保留。
4.客票
客票只限客票上所列姓名的旅客本人使用，不得转让和涂改，否则，客票无效，票款不退。
5.客票有效期
正常标价的客票有效期为一年。定期客票自旅行开始之日起计算，一年内运输有效，不定期客票自填开之次日零时起计算。
6.客票价
客票价指旅客由出发地机场至目的地机场的航空运输价格，不包括机场与市区之间的地面运输费用。
7.变更
购票后，如果要求改变航班、日期、舱位等级，请尽早通知航空公司，使其根据实际可能积极办理。
二、清退会议文件资料的基本要求
(一)相关知识
会议文件资料的清退，是指与会人员在会议结束时，根据规定将会上发的文件资料清理并退回会议秘书处。确定会议文件资料的收集范围，会议文件资料清退时，首先要统一制发清退文件资料的目录，避免只要求部分与会人员退回文件资料而造成误会。核对无误后装封交回保存部门。
1.会议文件资料清退的程序
(1)向会议主席团或主持人汇报发文情况，提出清退文件资料建议。
(2)待会议主席团或会议主持人批准后，下发收退文件资料目录，并做必要的解释工作。
(3)会议结束后进行清退，清退要逐份清点、登记，发现丢失的应查清原因，及时向领导报告。
2.会议文件资料清退的方法
(1)小型内部会议文件资料清退的方法
(2)大中型会议文件资料的清退方法
(二)示例分析
清退会议文件。会议结束5天后，会议秘书处问秘书初萌，询问前几天借阅的一份年终人事调整的文件为什么没按时归还。
初萌放下电话，翻查了所有的文件，却无论如何找不到这份文件档案。再打开自己的文件清退登记簿，也是只有借阅记录而没有归还记录。初萌回忆了一下当时的情景，那几天自己事情较多，印象里是将所有的该归还的文件都交回了，这份人事调整文件到底是怎么回事却无论如何想不起来了。
点评：为避免发生类似文件丢失的情况，秘书对于清退的会议文件资料一定要在会议结束时及时清退。召开会议时所需的文件资料需要收回的，首先要确定收集的范围，注意清退的程序和方法。需要统一制发清退文件资料的目录，规定清退时限，必要时对有关人员作一些解释，避免只要求部分与会人员退回文件资料而引发不愉快。在市场竞争激烈的情况下，更要时刻注意文件资料的清退工作。秘书要有保密意识，在各个环节上毫不松懈。
(三)工作程序
文件资料清退的基本程序为：确定清退文件资料的范围→列示清退目录→按期收集→整理、捆扎清退的文件资料→填写“文件清退登记表”→核点文件资料→查找短缺、丢失的文件资料→如实向领导报告。
会议文件资料需要清退的，应及时办好清退手续，如数收回，妥善处理。凡由秘书处、档案室或机要室分发的文件材料均需要清退。开具文件资料的清退目录发给有关人员，限期清退。对于会议文件资料要加以核对清点，如发现文件资料丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
(四)注意事项
在清退会议文件资料时，秘书需要注意：
(1)统一印制清退文件资料的目录。
(2)分清清退文件资料和不清退文件资料的范围。
(3)避免只要求部分与会人员退回文件资料而造成误会。
(4)清退文件，需要填写“文件清退登记表”，交接双方清点无误并签字后留存。
(5)文件清退、归档后，剩余的文件资料，经鉴别没有保存价值的进行登记，经分管领导批准后，由两人以上送到指定地点销毁。
(五)相关链接
日常文件资料的清退方法
(1)依据《文献保密等级代码》的规定，文件的机密程度可分为公开、国内、内部。秘密、机密、绝密6个级别。归档文件的整理原则是，遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
(2)公司日常文件资料的清退方法
三、整理会场、会议室的注意事项
(一)相关知识
(1)清点与会人员借用的物品，检查有无遗漏物品和文件，认真检查、联络、保管遗忘物品。检查有无遗漏文件，主客双方有无遗忘物品，如有遗忘，应及时同有关部门联系，尽快物归原主。清理并取走所有剩余的与会议有关的文件资料。
(2)收拾整理临时放置在会议室的茶杯、桌椅、烟灰缸和其他用品。会议一结束，要及时通知负责承办会务的人员回收会议室的茶具等，使会议室恢复原貌。
(3)有条理地检查、清还各种视听设备及用品。会议结束后，要将为布置会场特意租用或借用、安装的有关视听设备、器材及时还给租用或借用的单位，及时放回原处或办理归还手续，以避免丢失或归还不及时而带来的不必要麻烦。为了安全起见，需要将设备锁进仓库，等待委托人来保管这些设备。如丢失设备或器材，应及时向领导汇报丢失情况并协商处理。
(4)揭去会场、会议室标示物，将会议室设备整理恢复到备用状态。
(5)锁好会议室门窗。向会场、会议室管理部门作出使用完毕的报告，并办理付费的有关事宜。
(二)示例分析
检查、清还与保管会议物品
某公司一次会后几天，秘书初萌接到会议所用宾馆左主任打来的电话，称在清点会议麦克风时发现少了一个。初萌说：“左主任，那天是我亲自还的，当时贵宾馆的陈经理当面点过后，我们交接完了所有手续，而且双方都签字了。我这里还有毛续单呢。会不会是这几天又有人借了?”
点评：其实，在日常会务组会或日常工作中，双方合作时经常会由于手续不齐或某些环节疏漏，而使双方发生不愉快的事情。因此，会议室使用完后应及时清点物品，及时清扫，并按时归还所借物品，桌椅等要物归原处，以给对方留下好的印象。俗语说：好借好还，再借不难。一切工作完成后一定要双方签字确认。
(三)工作程序
整理会场基本程序为：清点、检查物品→归还会议所借物品→揭去会场标示物、拿走指示牌→保管遗忘物品→与会议室管理人员交接。
各种会议后紧接着的收尾工作经常是秘书的常规性任务。
秘书需要认真检查清点会议所用物品并及时归还。亲自或组织有关人员收回会议室内的水杯和餐具。整理并收取会议所用指示牌及会场标示物。为了安全起见，把视听设备锁进仓库，等待委托人来保管这些设备。退还租用或借用的设备及材料。应对会场和会议住地进行细致、彻底的保密检查，检查有无会议文件资料、笔记本或其他物品丢失。如有，应妥善处理。把需查的无着落的项目交给公司接待员或合适的会议经办人。
(四)注意事项
会议一结束，会务人员就要引导与会人员有秩序地离开会场。在通常情况下，都是主席台上的领导离场后，与会人员再离场。如果会场有多条离场通道，领导者和与会人员可以各行其道。大型会议散会后要引导车辆迅速离场。与会人员离开会场后，秘书要组织相关人员有条理地收拾整理会场。
(五)相关链接
秘书应在闭会后的一周内结束以下任务：
(1)日历。在秘书的日历、领导的日历和记事本上记录下次会议的日期，报告准备和其他与会议有关的信息，这对领导及其他奉命接替工作的人来说，在日历上写下提醒他们的话语很有必要。
(2)往来信件。给与会议有关的上级领导和会议主持者寄封感谢信;而祝贺信则按最新选出的上级领导和理事的顺序排好。
(3)会议记录。尽快誊好会议记录，应特别注意赋予参与会议人员的特殊任务。还需提醒领导在记录上清楚记载着还没有安排的工作。记录或会议摘要的副本根据需要送给与会议有关的人员。
(4)资金。租借设备的费用和购买供应品的费用应尽快落实。应尽快地付给发言者(演讲者)酬金和差旅费。会议结束前为其填写支票，要设法得到收款方签名和账号以及费用结算数据和其他必要的资料。这些费用有时也在会议结束时办理。
(5)总结会议。如果将来还要召开类似的会议，会议组织者应讨论改进会议程序的办法。这种总结会应在大家对本次会议还记忆犹新之时召开。
(6)会议卷宗。该卷宗应包括全部的会议记录，包括一个发给与会人员的文件包的样品。如果计划将来召开类似的会议，卷宗还应包括秘书的评论意见，即会议上什么事情进行得较顺利，什么事情应该加以改进。
