说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。
便条
钟苗：
为规范公司对于文件的收集和整理的行为，公司拟召开一次座谈会。请你将会议文件收集的要求和内容、会议文件立卷归档的意义以备忘录形式提供给我。
谢谢。
行政经理 苏明
2007年3月15日
参考答案：
备忘录
发自：秘书钟苗
发给：行政经理苏明
日期：2007年3月15日
主题：会议文件收集整理的要求和内容，会议文件立卷归档的意义
内容：
1、收集会议文件资料的要求
(1)确定会议文件资料的收集范围
(2)收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。
(3)选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。
(4)与分发文件资料一样，收集会议文件也要履行严格的登记手续;及时采取措施补救毁损的文件资料。
(5)收集整理过程中要注意保密。
2、需收集的文件资料
(1)会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。
(2)会议期间产生的文件。包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报等。
(3)会后产生的文件。包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报导等。
3、会议文件的立卷归档
会议文件资料的立卷归档概念解释。会议文件立卷归档的意义主要有以下四点：
第一，保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。
第二，保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。
第三，保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。
第四，保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。
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