四、备忘录
(一)相关知识
1.备忘录的概念
备忘录是通信的简化书面形式，是一种录以备忘的公文。
其作用主要是用来提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。在英文中，“备忘录”通常缩写为memo。
2.备忘录的特点
(1)形式灵活多样，可以装订成册，也可用卡片的形式。
(2)或放置案头，或随身携带。
(3)写法不拘一格，只要写清楚，能起到提醒、备忘的作用即可。
(二)示例分析
(三)拟写要点
备忘录的写法比较简单，结构分前后两部分，前一部分为内容概述，后一部分是具体的事项。只要内容写得清楚，起到了提醒、备忘的作用即可。
(四)注意事项
(1)备忘录开头一定要写清楚是谁写给谁来备忘的，英文常用“From：/To：”两个单词表达。
(2)备忘录的结尾不需要签名或表示敬意的结束语。
五、请柬
(一)相关知识
1.请柬的概念
“柬”即信件、名片、帖子之意。它是各级机关、企事业单位、社会团体或个人为邀请有关人员参加某项活动而专门制发的礼仪文书。
2.请柬的特点
(1)使用范围广泛。请柬不论是在一般人际交往还是在组织间的公共关系中使用都很广泛。诸如节庆、奠基、开业、联谊、娱乐、宴会、婚礼、展览等等。
(2)语言庄重雅致。请柬虽属信函类，但比一般的信函更具庄重性。所以，一般只有遇到较大的事情或庄重的场合才使用请柬，以表示主人对被邀请者的尊敬、重视和礼遇。
(3)请柬有时也用作入场和报到的凭证。
(二)示例分析
(三)拟写要点
请柬有两种，印制和手写。一般分为封面、封里两部分，又分横式、竖式两种。但无论哪种形式，其内容结构都基本相同，即：标题+称谓+正文+落款+成文日期。
1.标题
在封面或页面上部居中，用大字书写“请柬”二字，标题如在封面，往往要做些图案装饰。有些请柬的标题还加上事由，如《庆祝×X公司成立10周年请柬》等。
2.称谓
另起行(或一页)顶格书写被邀请者的姓名或单位名称。姓名之后要加职务、职称等称谓，或用“同志”、“女士”、“先生”、“教授”、“主任”等。称谓后边加冒号。如邀请夫妇两人，应将两人的姓名并列书写，加“伉俪”两字。
3.正文
称谓下一行空两格书写正文，应写明活动的内容(名称)、时间、地点。如有其他要求，也可简要地提出，以便被邀请者事先准备。如须乘车乘船，应交待到达路线和有无专人接站等。
4.结尾
结尾一般要写“敬请光临”、“恭候莅临”、“敬请出席”、“敬请光临指导”等请语。请语是请柬所特有的，是请柬的重要标志。请柬必有请语，请语必用雅语。因此恰当地选择和使用典雅的敬语，做到谦敬得体。是请柬写作成功的重要环节。请语的位置，在正文之下另起一行，顶格或空两格、四格书写均可;另一种是将“敬请”这个表示己方行为的词居右书写，将“光临”这个表示对方行为的词另起一行，顶格书写，以示恭敬。
(四)注意事项
制作请柬一般用红纸或较为鲜艳的彩色纸，封面可用花边、图案等装饰，以表示喜庆和对被邀请者的尊敬。表意宜周全，措词简洁、文雅、庄重。应注意与邀请信及会议通知的区别。
六、邀请信
(一)相关知识
1.邀请信的概念
邀请信是各级机关、企事业单位与社会团体举办重要活动，召开重要大会，邀请上级领导、协作单位和有关人士参加的专用信函。
2.邀请信与请柬的区别
邀请信与请柬有相似之处，都是邀请某人、某单位前来参加某项活动。区别在于，邀请信是邀请对方前来参加某项实质性活动。所谓实质性，不同于例行的礼仪活动，而是指有具体的内容、事项，如学术讨论会、成果鉴定会、展销订货会等。这些活动往往时间较长、项目较多、程序较为复杂，因此，需要用邀请信来详细说明，不这样不足以说服打动对方前来参加。
而纯粹礼仪性的、例行性的活动，则不适宜用邀请信，发一请柬即可。另外，为了真诚地邀请对方，也为了使对方能对活动有一个了解，邀请信往往对活动本身的作用、意义要做介绍，而请柬只用一句话点明会议的内容或名称，这是邀请信与请柬的最大区别。
(二)示例分析
2 0 0 1年中国国际人才交流暨项目洽谈会邀请信
各专家组织、培训机构：
由中国国家外国专家局主办，江苏省人民政府协办，中国国际人才交流协会、中国国际人才交流基金会、江苏省外国专家局承办的“2001年中国国际人才交流暨项目洽谈会”将于今
年11月6日至9日在中国江苏省南京市国际展览中心举行。随着中国经济建设的发展和加入世界贸易组织的临近，中国市场拥有十分旺盛的国际人才交流需求。国家外国专家局作为中国聘请外国专家和出国培训归口管理的政府部门，举办此次大会旨在加强全国各省市有聘请外国专家和出国培训需求的单位，与国际上具有一定实力的专家组织、培训机构的交流，就2002年及今后聘请专家、出国培训项目进行洽谈，促进中国与世界各国在经济、技术和社会发展等各个领域的合作。此次洽谈会是国家外国专家局在以往举办“聘请外国专家暨国际人才交流项目洽谈会”、“外国文教专家项目洽谈会”、“国(境)外培训渠道建设工作会议”的基础上，首次召开的综合性国际人才交流大会。洽谈会得到中国有关部委，各省、市、自治区的大力支持，洽谈项目涉及农业、工业、软件与集成电路、医疗卫生、教育、金融、证券、保险、旅游等多个专业领域。国内有关部委，各省、区、市外专局(引智办)、国际人才交流协会及企事业单位代表1000多人将参加会议。为方便展示贵组织的优势，洽谈会将提供展位和洽谈间;同时还将举办国际人才交流研讨会和相关工作会议，使国外专家组织、培训机构广泛地与中国各地人才交流部门、专业团体、企事业用人单位进行接洽签约。大会组委会竭诚欢迎国外各专家组织、培训机构参加此次会议，与中国各有关部门和企事业单位不断拓展交流合作领域，并就国际人才交流与国际人力资源发展提出意见和建议。
有关报名注册等事宜会议组委会秘书处将与你们联系。
联系人分别为：
经济技术专家事务：×××
电话.01 0-×××××X××
教科文卫专家事务：×××
电话：01 0-××X×××××
出国培训事务：×××
电话：01 0-××××××××
传真：010-××××××××
中国国际人才交流协会会议秘书组：×××、×××
电话：010-X×××××××
专此奉达，并颂秋祺
中国国际人才交流协会
副主席兼秘书长X××
二00一年九月十六日
点评：这是一封商业邀请信，标题是“会议名称+文种”，正文较刿详尽地说明了邀请的原因和活动的内容，介绍了活动安排的细节，因受文单位广泛，信息含量较大，故不采用“请柬”形式。
(三)拟写要点
邀请信的结构是：标题+称谓+正文+落款+成文日期。
1.标题
(1)事由+文种，或会议名称+文种，如例文。
(2)文种，即“邀请信”。
2.称谓
在邀请信的开头顶格书写被邀请者的姓名或单位名称。个人姓名后应加职务、职称或“同志”、“先生”、“女士”等相应的称谓。
3.正文
邀请信正文的结构是：信首问候语+主体+信末问候语。
(1)信首问候语。在邀请信正文的开头首先是问候语“您好”等。位置在称谓之下空两格书写。
(2)主体。说明邀请的原因和活动的内容，介绍活动安排的细节，并提出邀请。这一部分是重点，其邀请的实质性就要在这一部分体现出来。
(3)信末问候语。正文结束后，在正文下l行左空2字书写问候语。
4.落款
在邀请信末尾右下方适当位置写上邀请单位名称或个人姓名。
5.成文日期
在落款下面签上年、月、日。
(四)注意事项
(1)语气诚恳、热情，使对方感受到邀请者的诚意而愉快地接受邀请。
(2)文字简洁明了，要写清楚活动的时间、地点、内容。如有其他要求也可提出，以使邀请对象能有备而来。
